Règlements administratifs

Règlement administratifs
Adoptés le 26 avril 2017

I. Généralités

Article 1. Définitions et interprétation

Dans l’interprétation des présents règlements administratifs, les termes utilisés au masculin incluent le féminin.

À moins que le contexte n’indique un sens différent, dans le présent règlement administratif ainsi que dans tous les autres règlements administratifs de l’organisation :

  • « assemblée des membres » s'entend d'une assemblée annuelle ou extraordinaire des membres ;
  • « assemblée extraordinaire des membres » s'entend d'une assemblée d'une ou de plusieurs catégories de membres ou d'une assemblée extraordinaire de tous les membres ayant le droit de vote à une assemblée annuelle de membres ;
  • « Conseil d'administration » s'entend du Conseil d'administration de l'organisation et « administrateur » s'entend d'un membre du Conseil d’administration ;
  • « Loi » la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, LC 2009, c 23, y compris les règlements pris en vertu de la Loi et toute loi ou tout règlement qui pourraient les remplacer, ainsi que leurs modifications ;
  • « proposition » s'entend d'une proposition présentée par un membre de l'organisation qui répond aux exigences de l'article 163 (Proposition d'un membre) de la Loi ;
  • « publication » journal canadien d’expression française en situation minoritaire ;
  • « règlement » désigne tout règlement pris en application de la Loi ainsi que leurs modifications ou mises à jour, qui sont en vigueur ;
  • « règlement administratif » désigne les présents règlements administratifs et tous les autres règlements administratifs de l'organisation ainsi que leurs modifications, qui sont en vigueur ;
  • « résolution extraordinaire » s'entend d'une résolution adoptée aux deux tiers (2/3) au moins des voix exprimées ;
  • « résolution ordinaire » s'entend d'une résolution adoptée à au moins cinquante pour cent (50 %) plus une (1) des voix exprimées ;
  • « statuts » désigne les statuts constitutifs, initiaux ou mis à jour, ainsi que les clauses de modification, les statuts de fusion, les statuts de prorogation, les clauses de réorganisation, les clauses d'arrangement et les statuts de reconstitution.
Article 2. Nature et mission

L’Association de la presse francophone (APF) est le réseau des journaux canadiens d’expression française en situation minoritaire.

Sa mission est de rassembler, d’appuyer, de servir et de représenter ses membres afin de contribuer au développement et au rayonnement de la presse francophone, ainsi qu’à la vitalité des communautés francophones et acadiennes du Canada. Elle défend énergiquement les principes de la liberté de parole et de la presse écrite.

Article 3. Siège social

Le siège social de l’Association est établi à Ottawa (Ontario), ou à tout autre endroit que le Conseil d’administration de l’Association choisira de déterminer.

Article 4. Sceau

L’Association peut avoir son propre seau, qui doit être approuvé par le Conseil d’administration et devra être gravé des mots « Association de la presse francophone ».

Article 5. Fin de l’exercice

La fin de l’exercice de l’Association doit être le trente et un (31) mars de chaque année ou à toute autre date que le Conseil d’administration aura déterminée.

Article 6. Opérations bancaires

Toutes les opérations bancaires de l’Association seront signées par les personnes désignées à cette fin par le Conseil d’administration.

Article 7. États financiers annuels
L’Association doit au cours de la période commençant soixante (60) jours avant la date de l’assemblée et se terminant vingt et un (21) jours avant l’assemblée annuelle :

a. Envoyer aux membres une copie des états financiers annuels, le rapport de l’auditeur (s’il a été établi) et tous renseignements sur la situation financière de l’organisation qu’exigent les statuts, les règlements administratifs ou toute convention unanime des membres;

b. L’organisation n’est pas tenue d’envoyer les documents ou un sommaire à un membre qui, par écrit, renonce à l’envoi de tels documents.

II. Modifications

Article 8. Modifications aux règlements

Une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour apporter des modifications aux articles 9, 10, 17 et 18 des présents règlements administratifs.

III. Membres

Article 9. Conditions d’adhésion
Nombre de catégories

a. Sous réserve des statuts, l’Association compte deux catégories de membres : les journaux provinciaux et les journaux régionaux.

Conditions

b. L’adhésion est sujette au processus prévu au paragraphe 8. c) et est offerte uniquement à la Publication qui remplit les conditions suivantes :

i. Pour les journaux régionaux, qu’ils soient majoritairement de langue française et que le contenu offre des articles originalement en français et de qualité;

ii. Pour les journaux provinciaux/territoriaux, qu’ils présentent une moyenne de 90 % de contenu de langue française;

iii. Pour les journaux provinciaux et régionaux :

1) publient à intervalles réguliers un journal de format tabloïd ou de grand format;

2) publient un journal contenant au moins huit (8) pages, non encartées (de façon majoritaire) ou intégrées dans une autre publication;

3) publient un minimum de dix (10) numéros par année;

4) sont publiés sous la responsabilité d’un éditeur identifié dans la publication;

5) desservent et reflètent une communauté francophone canadienne de l’extérieur du Québec;

6) doivent avoir une adresse (bureau ou autre) dans le marché desservi;

7) présentent à ses lecteurs des textes en colonnes et donnent au journal un caractère professionnel par une présentation graphique convenable qui accorde la primauté à l’information;

8) offrent à leurs lecteurs soixante-cinq pour cent (65 %) de contenu rédactionnel sur la première page, où textes et photos ont une nette priorité sur les messages commerciaux;

9) contiennent, en moyenne mensuelle, un minimum de trente pour cent (30 %) de contenu rédactionnel, dont la moitié traite du territoire desservi et est rédigé par des journalistes ou des correspondants identifiés, à l’intention spécifique du journal;

10) adressent un exemplaire de chaque édition de son journal au bureau national de l’Association;

11) acquittent un montant de cotisation à l’Association, fixé par le Conseil d’administration;

12) se conforment aux règlements et résolutions dûment adoptés par le Conseil d’administration.

Processus d’acceptation

c. La demande d’adhésion doit :

i. être acceptée par le Conseil d’administration ;

ii. doit ensuite être adoptée par résolution ordinaire des membres de l’Association.

Droits des membres

d. Chaque personne représentant le membre a le droit de recevoir un avis de toutes les assemblées des membres de l’organisation, d’assister à ces assemblées et d’y exercer son droit de vote.

e. Les membres possèdent tous les mêmes droits à l’exception des dispositions relatives à l’élection des administrateurs représentant chacune des deux (2) catégories de membres.
Article 10. Transfert de l’adhésion

L’adhésion n’est pas transférable.

Article 11. Fin de l’adhésion

Le statut de membre de l’organisation prend fin dans l’un ou l’autre des cas suivants:

a. la démission du membre signifiée par écrit au président du Conseil d’administration de l’organisation, auquel cas la démission prend effet le premier jour du mois suivant la réception de l’avis;

b. l’expulsion ou la suspension du membre en conformité à l’article 12 sur les mesures disciplinaires contre les membres ou la perte du statut de membre d’une autre manière en conformité avec les statuts ou les règlements administratifs;

c. la liquidation ou la dissolution du membre en vertu de la Loi.

Article 12. Prise d’effet de la fin de l’adhésion

Sous réserve des statuts, l’extinction de l’adhésion entraîne l’extinction des droits du membre.

Article 13. Mesures disciplinaires contre les membres

Le Conseil d’administration est autorisé à suspendre ou à expulser un membre de l’organisation pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :

a. la violation d’une disposition des statuts, des règlements administratifs ou des politiques écrites de l’organisation;

b. une conduite susceptible de porter préjudice à l’organisation, selon l’avis du Conseil d’administration à son entière discrétion, incluant notamment le non versement de la cotisation;

c. toute autre raison que le Conseil d’administration juge raisonnable, à son entière discrétion, en considération de la déclaration d’intention de l’organisation.

Avis

d. Si le Conseil d’administration détermine qu’un membre doit être suspendu ou expulsé de l’organisation, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le Conseil d’administration, donne au membre un avis de suspension ou d’expulsion de vingt (20) jours et lui indique les raisons qui motivent la suspension ou l’expulsion proposée. Au cours de cette période de vingt (20) jours, le membre peut transmettre au président, ou à tout autre dirigeant désigné par le Conseil d’administration, une réponse écrite à l’avis reçu.

Décision par l’assemblée de membres

e. Si le président ne reçoit aucune réponse écrite, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le Conseil d’administration, pourra aviser le membre qu’il est suspendu ou exclu de l’organisation.

f. Si le président, ou tout autre dirigeant désigné par le Conseil d’administration reçoit une réponse écrite en conformité avec le présent article, le Conseil d’administration le présentera à la prochaine assemblée annuelle et les membres devront décider à la majorité des voix exprimées, par bulletin secret, si le membre est réintégré ou expulsé. La décision de l’assemblé des membres est finale et exécutoire et le membre n’a aucun droit d’appel.

Réadmission

g. Un membre expulsé devra attendre au moins six (6) mois avant de soumettre une demande de réadmission au Conseil d’administration.

IV. Assemblées des membres

Article 14. Assemblée annuelle

L’assemblée annuelle des membres de l’Association aura lieu aux dates et à l’endroit choisis par les membres lors de l’assemblée annuelle précédente. Elle doit toutefois obligatoirement avoir lieu dans les six (6) mois suivant la fin de l’année financière antérieure. Le Conseil d’administration se réserve le droit de modifier les dates et l’endroit en cas de problème.

Article 15. Assemblées extraordinaires

Le président ou le Conseil d’administration peut convoquer une assemblée extraordinaire à tout moment.

Article 16. Convocation par les membres

Requête écrite

a. Le Conseil d’administration doit convoquer une assemblée extraordinaire des membres conformément à l’article 167 de la Loi, sur requête écrite (incluant les moyens électroniques comme le courriel) des membres qui détiennent au moins cinq pour cent (5 %) des droits de vote.

Convocation par le signataire

b. Si les administrateurs ne convoquent pas une assemblée des membres dans les vingt et un (21) jours suivant la réception de la requête, tout signataire de celle-ci peut le faire.

Article 17. Avis de convocation des membres

Mode
a. Un avis faisant état des dates, heure, lieu, la raison et les objectifs de l’assemblée des membres est envoyé à chaque membre habile à voter selon une des méthodes suivantes :

i. par la poste, par messager ou en mains propres, au cours de la période commençant soixante (60) jours avant la date de l’assemblée et se terminant vingt et un (21) jours avant l’assemblée; ou

ii. par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre, au cours de la période commençant trente-cinq (35) jours avant la date de l’assemblée et se terminant vingt et un (21) jours avant l’assemblée.

Article 18. Vote des absents à une assemblée des membres

Un membre autorisé à voter à une assemblée des membres peut le faire par procuration en désignant un fondé de pouvoir sur présentation d’une autorisation écrite (incluant par courriel) pour assister à l’assemblée et à y agir dans les limites prévues à la procuration.

Article 19. Résolution tenant lieu d’assemblée

La résolution écrite, signée de tous les membres habiles à voter, en l’occurrence lors de l’assemblée des membres :

a. a la même valeur que si elle avait été adoptée lors de l’assemblée des membres;

b. répond aux conditions de la Loi, si elle porte sur toutes les questions qui doivent être inscrites à l’ordre du jour de l’assemblée des membres.

Dépôt de la résolution

c. Un exemplaire

d. des résolutions visées au paragraphe (1) est conservé avec les procès-verbaux des assemblées des membres.

Preuve

e. Sauf s’il y a demande de vote par scrutin, l’inscription au procès-verbal de l’assemblée des membres précisant que le président a déclaré une résolution adoptée ou rejetée fait foi, sauf preuve contraire, de ce fait, sans qu’il soit nécessaire de prouver le nombre ou la proportion des votes en faveur de cette résolution ou contre elle.

Article 20. Droits d’adhésion

Le montant des cotisations devant être versées à l’Association par ses membres ainsi que les périodes de paiement sont établis par résolution du Conseil d’administration et par approbation subséquente de la majorité des membres lors de l’assemblée annuelle.

Article 21. Absence du président à l’assemblée

Si le président et le vice-président du Conseil d’administration sont absents, les membres présents qui sont habiles à voter à l’assemblée des membres choisissent l’un d’entre eux pour présider l’assemblée.

Article 22. Quorum

Le quorum fixé pour toute assemblée des membres correspond à cinquante pour cent (50 %) des membres.

Article 23. Voix prépondérantes lors d’assemblées des membres

a. À moins de disposition contraire des statuts, des règlements administratifs ou de la Loi, les décisions relatives aux questions sont prises à la majorité des voix lors de toute assemblée des membres.

b. En cas d’égalité des voix après un vote à main levée, un vote au scrutin secret ou un vote par des moyens électroniques, le président de l’assemblée des membres vote une deuxième fois.

Article 24. Participation par tout moyen de communication électronique lors d’assemblées des membres

Si l’organisation choisit de mettre en place tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux lors d’une assemblée des membres, toute personne autorisée à assister à celle-ci peut y participer par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre de la manière prévue par la Loi.

Article 25. Tenue d’assemblée des membres entièrement par tout moyen de communication électronique

Si les administrateurs ou les membres de l’organisation convoquent une assemblée des membres en vertu de la Loi, les administrateurs ou les membres, selon le cas, peuvent déterminer que l’assemblée soit tenue, conformément à la Loi et aux Règlements, entièrement par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux lors de l’assemblée.

V. Conseil d’administration

Article 26. Nombre d’administrateurs

Le Conseil d’administration est constitué de cinq (5) administrateurs, incluant le président de l’Association.

Article 27. Éligibilité

Le directeur, l’éditeur, l’actionnaire majoritaire, le président du Conseil d’administration et la rédaction-en-chef (sous autorisation écrite de la direction du membre) d’un membre de l’Association peuvent être membre du Conseil d’administration.

Article 28. Mandat des administrateurs

Durée

a. Le président de l’Association est élu lors de l’assemblée annuelle pour une période de deux (2) ans. Sièges des membres régionaux, provinciaux et territoriaux

b. Les autres membres du Conseil d’administration sont aussi élus lors de l’assemblée annuelle pour une période de deux (2) ans. Deux (2) sièges sont réservés à chacune des catégories de membres de l’Association. Ainsi, deux (2) sièges sont réservés aux membres régionaux et deux (2) autres sièges sont réservés aux membres provinciaux/territoriaux afin d’assurer une représentativité des membres. Un (1) membre par catégorie de membres est élu lors des années impaires et l’autre administrateur de cette même catégorie est élu lors des années paires.

Entrée en fonction

c. Le mandat des administrateurs débute à la clôture de l’assemblée annuelle au cours de laquelle les membres ont été élus.

Article 29. Convocation de la réunion du Conseil d’administration

Les réunions du Conseil d’administration sont convoquées par le président de l’Association ou à la demande d’une majorité d’administrateurs.

Article 30. Avis de réunion du Conseil d’administration
Délai a. L’avis de convocation peut être oral ou écrit (incluant par courriel) et le délai de convocation est de quarante-huit (48) heures. Défaut b. La présence d’un administrateur remédie à tout défaut d’avis à cet administrateur.
Article 31. Quorum

La présence de trois (3) administrateurs constitue le quorum nécessaire à la tenue d’une réunion.

Article 32. Voix prépondérantes lors des réunions du Conseil d’administration

Dans toutes les réunions du Conseil d’administration, la décision concernant une question donnée est rendue à la majorité des voix exprimées. En cas d’égalité, le président vote une deuxième fois.

Article 33. Élection

a. Les membres du Conseil d’administration sont élus par scrutin secret à l’assemblée annuelle par les membres de l’Association.

b. Le président de l’Association est élu au suffrage universel des membres.

c. Un seul scrutin a lieu pour combler tous les postes vacants tout en respectant les exigences de représentativité en vertu de l’article 27 b). Les membres peuvent voter et élire uniquement les administrateurs représentant leur catégorie de membres au Conseil d’administration.

d. Dans un cas d’égalité des votes pour deux (2) candidats ou plus, on procède à un second tour pour départager les candidats ayant reçu un nombre égal de voix. Si ce second scrutin produit de nouveau l’égalité, le président vote une deuxième fois.

e. Tout membre élu au Conseil d’administration demeure en fonction jusqu’à ce que son successeur ait été élu, à moins qu’il en soit dispensé (voir l’article 33 du présent règlement), et ce, en conformité avec les dispositions des présents règlements.

Article 34. Vacance d’un poste

Décès, démission, suspension et expulsion

a. Un poste peut devenir vacant en cas de décès, de démission, de suspension ou d’expulsion.

Destitution

b. Un administrateur peut aussi être destitué par résolution adoptée par résolution ordinaire des membres. Nomination d’un remplaçant

c. Si le poste de l’un des administrateurs devient vacant, le Conseil d’administration peut nommer par résolution un autre membre pour le combler jusqu’à la prochaine assemblée annuelle, et ce, tout en respectant les exigences de représentativité en vertu de l’article 27 c).

Article 35. Rémunération

Les membres du Conseil d’administration ne sont pas rémunérés pour leurs services. Toutefois, un honoraire peut être versé au président suite à l’approbation des membres par résolution ordinaire. Par la suite le Conseil d’administration peut décider par voie de résolution dûment acceptée de répartir cet honoraire entre le président de l’Association et un ou d’autres membres du Conseil d’administration.

VI. Protection des administrateurs, dirigeants et autres personnes de l’Association

Article 36. Limitation de la responsabilité

Les administrateurs, les dirigeants et autres personnes de l’Association doivent, dans l’exercice de leurs pouvoirs et de leurs fonctions, agir au mieux des intérêts de l’Association, avec intégrité et de bonne foi, et avec le soin, la diligence et la compétence dont ferait preuve une personne prudente et raisonnable placée dans des circonstances semblables. En tenant compte de ce qui précède, aucun administrateur, dirigeant ou autre personne de l’Association ne peut être tenu responsable des omissions, des fautes et des actes commis; des pertes et des dommages subis par l’Association ou des frais engagés par elle en raison d’insuffisance ou du vice d’un titre portant sur un bien acquis pour le compte de l’Association; de l’insuffisance ou du vice d’une valeur mobilière dans laquelle certains fonds de l’Association sont investis; des pertes ou des dommages découlant de la faillite, de l’insolvabilité ou des débours d’une personne dépositaire d’une partie des fonds des valeurs mobilières ou des autres biens de l’Association; des pertes découlant d’une erreur de jugement ou d’inattention de sa part ni des pertes, des dommages ou des événements malheureux qui surviennent dans l’exercice de ses fonctions. Cependant, le présent article ne libère par les administrateurs, les dirigeants et autres personnes de l’Association de l’obligation d’agir conformément à la Loi et à ses règlements d’application ni des responsabilités qui en découlent.

Article 37. Indemnité

a. En conformité avec les dispositions de la Loi, l’Association indemnise de tous les frais et débours normaux, y compris les sommes versées pour le déroulement d’une instance civile, pénale ou administrative, le règlement d’un litige ou l’exécution d’un jugement, les administrateurs, dirigeants et autres personnes de l’Association, leurs prédécesseurs ou les personnes qui, à leur demande, agissent ou ont agi en cette qualité, ainsi que leurs héritiers et ayants droit, à condition que ces personnes :

i. aient agi avec intégrité et de bonne foi au mieux des intérêts de l’Association;

ii. dans le cas d’un jugement occasionnant le versement d’une amende, aient eu de bonnes raisons de croire que leur conduite était conforme à la Loi.

b. L’Association doit également indemniser les personnes énumérées en 36 a) dans les autres cas où la Loi l’exige.

Article 38. Réclamation supplémentaire

Une personne peut réclamer une indemnité distincte de celle énoncée à l’article 36 a) du présent règlement.

Article 39. Assurance

En conformité avec les dispositions de la Loi, le Conseil d’administration de l’Association peut décider de souscrire une assurance couvrant les personnes visées par l’article 36 a).

VII. Dirigeants

Article 40. Nomination des dirigeants

Le Conseil d’administration peut créer des postes de dirigeants. Si plusieurs personnes désirent remplir le même poste, le Conseil d’administration procède à un vote.

Article 41. Description des postes

Président

a. Le président est l’administrateur en chef de l’Association. Il préside toutes les assemblées du Conseil d’administration et des membres. Il voit au respect et à l’application des décisions des assemblées des membres et du Conseil d’administration.

Vice-président

b. Le vice-président remplace le président du Conseil d’administration et exerce ses pouvoirs en cas d’absence ou d’incapacité à agir de ce dernier.

Secrétaire-trésorier

c. Le secrétaire-trésorier assure la rédaction et l’archivage des procès-verbaux. C’est le gardien du sceau de l’Association et de tout registre corporatif. Il assure aussi la garde des fonds de l’Association et de ses livres comptables. Il remplit toute autre fonction qui lui est attribuée par le Conseil d’administration.

VIII. Clients

Article 42. Clients

Toute Publication peut recevoir, moyennant le paiement de frais établis à la carte, certains services de l’Association, approuvés par l’assemblée annuelle.

IX. Ambassadeurs

Article 43. Contribution exceptionnelle

Le Conseil d’administration peut souligner la contribution exceptionnelle au développement de la presse francophone en situation minoritaire d’une personne ou d’une Publication en ajoutant son nom à la liste des ambassadeurs de l’Association.

Article 44. Privilèges

Les privilèges associés au titre d’ambassadeur sont les suivants:

Lors de la cérémonie de remise des Prix d’excellence, un certificat honorifique sera remis à la personne dont on reconnaît la contribution exceptionnelle au développement de la presse francophone en situation minoritaire. Si cette personne ne peut être présente au congrès annuel ou à la soirée, le certificat lui sera envoyé par la poste.

X. Audit

Article 45. Rapport d’audit

Les livres et états financiers de l’Association seront audités chaque année, dès la fin de l’année financière, par un auditeur nommé à cette fin lors de l’assemblée annuelle antérieure.

XI. Modification des règlements

Article 46. Règlements administratifs

Toute modification aux règlements de l’Association doit avoir été proposée par écrit (incluant par courriel) au secrétariat du bureau national au moins soixante (60) jours avant l’assemblée annuelle, communiquée aux membres au cours de la période commençant soixante (60) jours avant la date de l’assemblée et se terminant vingt et un (21) jours avant l’assemblée et adoptée par les deux tiers (2/3) des membres. Cette disposition ne s’applique pas aux règlements administratifs qui exigent une résolution extraordinaire des membres conformément au paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi puisque les modifications ou abrogations à de tels règlements administratifs ne sont en vigueur que lorsque qu’elles sont confirmées par les membres.

XII. Dispositions diverses

Article 47. Invalidité d’une disposition du présent règlement administratif

L’invalidité ou l’inapplicabilité d’une disposition du présent règlement administratif ne touche en rien la validité ni l’applicabilité des autres dispositions de ce règlement administratif.

Article 48. Omissions et erreurs

La non-communication involontaire d’un avis à un membre, à un administrateur, à un dirigeant, à un membre d’un comité du Conseil d’administration ou à l’auditeur, la non-réception d’un avis par l’un de ses destinataires lorsque l’organisation a fourni un avis conformément aux règlements administratifs ou la présence, dans un avis, d’une erreur qui n’influe pas sur son contenu ne peut invalider aucune mesure prise à une assemblée visée par l’avis en question ou autrement fondée sur cet avis.